Проблемы со старта: почему малый бизнес буксует в цифровой среде
Уже много лет бизнес стремительно переходит в цифровую среду, не только во внешних коммуникациях и продажах, но и на уровне внутренних процессов. Для предпринимателей это, прежде всего, инструмент повышения операционной эффективности: сократить время сотрудников на рутину, ускорить коммуникацию и управление клиентским потоком.
За последние годы затраты на развитие ИТ-инфраструктуры выросли в 2,5 раза, достигнув 1,5 трлн рублей. Малый бизнес не исключение – компании стремятся внедрять быстрые, устойчивые и масштабируемые решения, позволяющие работать без затяжных интеграций и сложных технических доработок. Однако при выборе цифровых инструментов предприниматели часто сталкиваются с ошибками, которые впоследствии приводят к дополнительным издержкам.
О том, как избежать этих рисков и выстроить эффективную цифровую среду под запрос вашего бизнеса, рассказал Роман Королев, коммерческий директор Яндекс 360.
Грабли цифровизации: как ошибается малый бизнес
На этапе поиска легко упустить важные нюансы, которые в будущем обернутся значительными проблемами. Есть три наиболее популярных ошибочных сценария.
Ошибка 1: не заложить возможность для масштабирования
Когда компания только недавно вышла на рынок, ей кажется достаточным установить простые и недорогие продукты с ограниченным функционалом. Например, небольшой интернет-магазин вполне может стартовать с базового конструктора сайта, легкой CRM-системы и онлайн-таблиц для учета. Поначалу этого хватает. Однако при росте количества заказов до более 200 в день выяснится, что сайт, собранный на конструкторе, не справляется с нагрузкой и не поддерживает сложные фильтры товаров, CRM не интегрируется полноценно в автоматизированные воронки продаж, а онлайн-таблицы зависают при работе с большими массивами данных.
В итоге фирмы сталкиваются с необходимостью полной замены систем, что ведет к новым затратам – как финансовым, так и временным. Не говоря уже о сопротивлении сотрудников, которым приходится адаптироваться к новым программам .
Ошибка 2: использовать разрозненные платформы «по ситуации»
Представьте: вы запускаете стартап, команда которого работает удаленно. Для общения используете один мессенджер, для задач – сторонний трекер, а договоры сохраняете на отдельном облаке. Сначала кажется, что это удобно – каждое решение справляется со своими функциями. Но между ними нет общей логики и связи. И как только кто-то уходит в отпуск или увольняется, всплывает хаос: невозможно быстро найти нужный файл, непонятно, кто и с кем переписывался, теряются версии документов. И сложностей в работе это существенно добавляет: сотрудники мечутся между множеством приложений, пересылают файлы, теряют информацию, путаются в учетных записях. Нет упорядоченного, единого пространства.
Ошибка 3: ориентироваться на чужой опыт
Часто предприниматели полагаются на советы знакомых, повторяют за конкурентами или следуют общим трендам. Но даже удачная программа, хорошо зарекомендовавшая себя на рынке, может не подойти конкретному бизнесу. Отличаются процессы, команды, объемы и подходы к управлению. Без адаптации под специфику и контекст результатом становится не устойчивость, а необходимость пересмотра всей системы через несколько месяцев.
Так, если вы торгуете сладостями на маркетплейсах, вам может не подойти CRM, заточенная под корпоративные продажи в B2B – там слишком много лишних полей, которые только мешают работе. А у конкурентов она работает, потому что у них другая специфика.
Что дает единая экосистема задач, файлов и коммуникации
Секрет в том, чтобы не собирать инструменты поштучно, а подключить готовую цифровую экосистему, которая работает «из коробки», без сложных настроек и участия программистов. Это особенно важно для компаний без собственного ИТ-отдела, нуждающихся в гибкости.
Например, в Яндекс 360 объединены главные сервисы: корпоративная почта с собственным доменом и фильтрацией спама, задачи и проекты в Трекере, хранение файлов на Диске с гибкими правами доступа, командные встречи и видеозвонки через Телемост, а также командная коммуникация в Мессенджере. Все эти инструменты связаны между собой: в одной задаче можно прикрепить файл с Диска, назначить встречу в Телемосте или обсудить детали прямо в рамках задачи – все остается в единой системе и защищено от утечек.
Такой подход минимизирует переключение между приложениями, упрощает работу и ускоряет адаптацию новых сотрудников. Достаточно одного логина и привычного интерфейса, чтобы сразу увидеть все функции. При этом они легко масштабируются по мере роста компании, без сложных интеграций и необходимости искать другие решения.
Для распределенных команд, где часть сотрудников работает дистанционно, а часть – в офисе, единая цифровая экосистема становится основой эффективного взаимодействия и управления.
Как выбрать цифровую среду с учетом роста бизнеса
1. Смотрите не на сегодняшние задачи, а на завтрашние
Если сейчас у вас три сотрудника, это не значит, что через полгода их число не увеличится до 15. А с ними – и число новых проектов, задач, файлов и данных. Лучше сразу брать продукты, которые легко расширяются по мере роста бизнеса. Обратите внимание на возможность добавлять участников и настраивать роли – пусть они не нужны пока, но пригодятся позже.
2. Проверяйте, насколько легко будет масштабировать функции цифровых платформ
При выборе платформы оцените, насколько удобно добавлять новые функции и расширять существующие. В частности, многие сервисы дают бесплатные подписки, но переход на коммерческий план может не соответствовать масштабу новых задач. Проверьте заранее, есть ли гибкие тарифы без резких скачков в стоимости на отдельные функции, например, на условия хранения файлов: у сервисов есть ограничения по срокам или объему.
3. Не забывайте про безопасность и доступы
Даже если вы небольшая команда, это не значит, что данные не нужно защищать. Хорошая цифровая среда позволяет создавать уровни доступа, видеть, кто что менял, и ограничивать вход для внешних участников. Особенно при работе с клиентами, фрилансерами или подрядчиками. Чем раньше удастся выстроить культуру безопасного доступа, тем легче масштабировать бизнес без сбоев.
4. Убедитесь, что все функционирует без интеграции.
Если нужно подключать много дополнительных программ, обеспечивать сложные связи или часто привлекать специалистов, вы будете постоянно зависеть от внешних подрядчиков. А это приводит к заминкам, росту расходов и трудностям с поддержкой. Лучше выбрать платформу, которая сразу предлагает все нужные функции в одном окне, чтобы быстрее войти в систему и избежать проблем с настройками.
5. Ищите удобный интерфейс.
Если вы открыли сервис, и все интуитивно понятно, – это ваш вариант. Протестируйте его на нескольких сотрудниках: они должны быстро освоиться и начать использование без долгого обучения. Никакие инструкции не заменят простоты. Чем меньше барьеров на старте, тем быстрее вы перейдете к делу.
Цифровая экосистема – фундамент, на котором строится ритм малого бизнеса. Она не должна тормозить процессы, отнимать время и нервировать команду. Наоборот – снимать рутину, освобождать силы для развития и новых идей. Правильно подобранная экосистема может стать точкой роста: ускорить внутренние процессы, сделать работу более прозрачной и сократить количество лишних действий.
Оригинал статьи на SEOnews
