Как провести инвентаризацию и не сойти с ума: советы для предпринимателей — 24.09.25 16:31

Предпринимателю важно не терять контроль над своим бизнесом. Вовремя обнаружить неточность поможет инвентаризация — рассказываем о ней подробно.

Что такое инвентаризация

Это пересчет всех средств и активов компании: товаров на складе и в торговом зале, сырья, зданий и помещений, акций и денег.

Какая бывает инвентаризация:

• частичная и полная — проверка касается либо всех средств компании, либо их части, например, только одного склада;

• плановая и внеплановая — пересчет может быть как регулярным, так и внезапным, если внезапно нашли недостачу;

• обязательная и необязательная.

Кому и когда требуется проводить инвентаризацию

Пересчет обязателен при:

• подготовке годовой бухгалтерской отчетности;

• смене материально ответственных лиц;

• продаже и ликвидации фирмы;

• чрезвычайных ситуациях (например, сразу после затопления, пожара);

• внутреннем расследовании по факту хищения или порчи имущества;

• и в некоторых других случаях, описанных в стандарте.

Кроме того, юридические лица обязаны проводить минимум инвентаризацию раз в год — синхронно со сдачей годовой отчетности. А вот индивидуальные предприниматели от отчетности освобождены, поэтому проводить ежегодную инвентаризацию их никто не обязывает.

Предприниматель может по желанию провести пересчет своих средств. Это поможет лучше понять состояние бизнеса, проверить точность работы с бухгалтерией, вовремя избавиться от просроченных товаров, заметить ошибки в системе учета.

А если не проводить

В России нет прямого штрафа за непроведение обязательной инвентаризации. Однако без нее бизнес может допустить ошибки в бухучете, которые приведут к неполной уплате налогов — а это уже чревато административной ответственностью по статье 122 НК РФ.

Поэтому даже те компании, которые не обязывают проводить инвентаризацию, заинтересованы в своевременном пересчете своего имущества, средств и активов.

Как провести инвентаризацию

Порядок проведения обязательной инвентаризации прописан в стандарте. Его ввели в 2023 году, и два года он носил рекомендательный характер. С 1 апреля 2025 года организации обязали следовать этому стандарту.

Стандарт бухучета распространяется только на обязательную инвентаризацию. Бизнес, который по своей инициативе проводит пересчет, может все организовать по-своему.

Ниже описали основные этапы для обязательной инвентаризации. При самопроверке компания может как досконально следовать им, так и упростить или даже отказаться от некоторых этапов.

Шаг 1. Издать приказ и собрать комиссию

Перед началом руководитель, его заместитель или главбух издает приказ о проведении инвентаризации по форме ИНВ-22. В нем указывают название компании, объект проверки и имена членов инвентаризационной комиссии.

Сколько людей должно быть в комиссии, никак не регламентируется. Но хорошо, если больше двух: руководитель (его же обычно назначают председателем) и несколько сотрудников. Важно, чтобы члены комиссии имели представление о работе объекта, где проходит инвентаризация. Например, на пересчет товаров в магазине нет смысла звать дизайнера — нужны продавцы и товароведы.

Как быть с материально ответственными лицами: конечно, сам кладовщик не должен входить в инвентаризационную комиссию, которая проверяет его склад. Но его присутствие во время проверки важно, чтобы было меньше шансов оспаривания результатов.

Шаг 2. Составить опись

Опись — основной документ инвентаризации. Перечень наименований, количества и балансовой стоимости всего, что будут проверять на объекте.

Опись станет главным ориентиром для членов комиссии: в ней они отметят фактическое наличие или отсутствие, состояние и количество перечисленных активов.

Примеры всех форм: описей и актов и прочего — можно посмотреть здесь.

Шаг 3. Провести проверку

Механика инвентаризации напрямую зависит от того, насколько компания автоматизировала процессы. Сотрудники могут ходить по складу со стопкой бумажных листов и отмечать позиции карандашом вручную, а потом часами сверять результаты. Более продвинутый и удобный способ — составить электронную опись, чтобы все члены комиссии работали в одном файле со своих смартфонов.

Чтобы ускорить инвентаризацию, компании могут использовать современное оборудование. Упростить процесс поможет терминал сбора данных АТОЛ Smart T31. Всю информацию, полученную на складе, он передает в офис в режиме реального времени. А благодаря большому экрану работать с описью и другими документами с открытым доступом для нескольких сотрудников будет еще проще.

Вот как выглядит схема работы с устройством:

1. Сотрудник сканирует штрихкоды товаров с помощью терминала сбора данных.

2. Устройство само определяет, что за товар отсканирован, и фиксирует количество.

3. После инвентаризации на терминале формируется документ, в котором прописано, сколько и какого товара отсканировано.

4. Документ загружается в товароучетную систему (ТУС). Теперь в системе есть результат инвентаризации — можно обновить информацию об остатках.

Преимущества работы с терминалом сбора данных:

• Сотрудники работают быстрее, так как не нужно ничего записывать, считать и сверять.

• Ошибиться практически невозможно — ТСД сам определяет наименование и количество товара.

• В ТУС всегда хранится актуальная информация об остатках, так что проводить инвентаризацию можно реже.

Подробнее о функциях и возможностях терминала сбора данных читайте в нашем блоге.

Шаг 4. Подвести итоги

После проверки бухгалтер составляет сличительную ведомость, в которой перечислены все излишки и недостачи. Если таковых не обнаружили, ведомость не нужна.

Затем комиссия составляет протокол и главный документ — общую ведомость учета результатов инвентаризации, где собрана вся информация об излишках и недостачах из всех сличительных ведомостей.

Далее излишки нужно оприходовать — признать их наличие в бухгалтерском учете. А небольшие недостачи, наоборот — списать с баланса компании. Если же недостача оказалась значительной, ущерб будет обязан возместить материально ответственный сотрудник.

Как долго идет инвентаризация

Однозначного ответа на этот вопрос нет — все зависит от размеров компании, количества проверяемых объектов и используемых инструментов. Ходить по большому складу с блокнотами члены комиссии могут неделю, а сводить все результаты вместе с бухгалтерией придется еще несколько дней.

Чтобы управиться быстрее, разумно заранее подготовиться к проверке и внедрить инвентарные штрихкоды. Сотрудникам не придется искать товары одного типа — они будут сканировать все штрихкоды, которые видят, с помощью терминала сбора данных. А он будет передавать сведения прямиком в опись.

Система штрихкодов не только ускоряет инвентаризацию, но и страхует от человеческой ошибки, когда члены комиссии случайно путают товары или считают их дважды. А сами стикеры легко напечатать на принтере этикеток АТОЛ ТТ43. Простое в использовании и небольшое по размеру устройство позволяет печатать сотни метров этикеток каждый день.

Реклама ООО «АТОЛ», ИНН: 5010051677

Источник