Как топ-менеджеру не утонуть в отчётах: метод, который сэкономил мне десятки часов
Чем выше ваш уровень управления, тем больше времени начинает отъедать контроль подразделений.
Тяжелее всего, когда в компании нет отчётов и она на ручном управлении.
Но и при налаженной отчётности директор сталкивается с проблемой: сотрудники начинают бомбардировать его большим количеством отчётов 📑.
С годами я выработал удобный формат отчётности, который назвал «метод светофора».
🔴 В каждом отчёте сразу выделяются проблемные зоны (отмеченные красным), с комментариями ответственных о причинах возникновения и шагах для устранения.
Такой подход экономит время на всех уровнях.
-
Руководители среднего звена сразу принимают решения там, где возникают вопросы, не дожидаясь указаний сверху.
-
Это снижает поток запросов к верху и разгружает высшее звено.
-
Топ-менеджерам не нужно продираться сквозь дебри слов и цифр, чтобы понять ситуацию в компании.
Я долго шел к поиску этого решения.
Пробовал составлять отчёты самостоятельно, потом их автоматизировал. Но свободного времени не появлялось.
Только расставив ответственность по местам — на те отделы и тех исполнителей, где она рождается — удалось высвободить время.
После перехода на «светофорные» отчёты с чёткими красными зонами и комментариями ответственных стало достаточно беглого просмотра, чтобы понять ситуацию в компании. Система начала работать сама.
Внедрение «метода светофора» даёт ещё один важный эффект:
у вас выстраивается самоорганизованная культура работы.
Сотрудник понимает, что ему не просто нужно отправить отчет, а:
-
сделать по нему выводы,
-
отметить проблемные зоны,
-
самому принять по ним решения.
⚠️ Сделаю оговорку. Даже с учетом самоорганизованности директору нельзя расслабляться.
Он должен следить за наличием отчётов и их содержимым.
Если в условленный срок пришёл отчет, где красные зоны обозначены, причины и меры прописаны — значит, контроль работает.
Вам остается только согласиться или внести точечные корректировки в решения коллег.
Но если отчёта нет, или же в нем нет вышеописанной структуры — тревога. Управление может выйти из-под вашего контроля.
Используете ли вы отчёты для контроля своих подразделений и сотрудников?
👉 Поделитесь своим опытом в комментариях.
Метод светофора
Пост взят из моего телеграм канала «Лайфхаки управленца». Там я делюсь своим 20-летним опытом на посту руководителя, так что если пост был полезен — можете заглянуть, там ещё очень много таких лайфхаков.
