«Сделайте кто-нибудь!» – 4 правила, чтобы команда выполняла задачи без напоминаний

Борис – предприниматель. У него тысяча и одна задача: выстраивание маркетинга, проведение переговоров, расширение линейки товаров, сдача отчетов, хозяйственные вопросы. Борис делегирует задачи своей команде, пишет в чат, стараясь показывать приоритет в выполнении: «Сделайте, пожалуйста, кто-нибудь!», «Срочная задача!». Но команда будто на ручнике: не делают, а думают, какую задачу хватать первой.

😊Хорошая новость: дело не в Борисе и не в его команде. Показываем, как легко исправить эту ситуацию без сложных схем.

Простая инструкция для эффективной работы команды

Используем 4 кита:

• постановка задач понятно и четко;

• один источник для постановки задач;

• отчет о выполненных задачах;

• обратная связь по выполненным задачам.

Постановка задач по эффективному шаблону: как писать сообщение в рабочий чат.

Если кратко, то пишем так:

• «Что сделать» – суть задачи;

• «Зачем сделать» – понимание полезного действия от выполнения задачи;

• «Ответственный» – кто выполняет задачу;
  *можно использовать теги в телеграмме, чтобы сотрудник быстрее увидел задачу.

• Дедлайн – четкое время и дата, к которым нужно выполнить задачу.

Пример:

Что сделать: подготовить коммерческое предложение для клиента.

Зачем: чтобы закрыть сделку до конца месяца.

Ответственный: Мария.

Дедлайн: до 13:00 11.04 (пятница).

Один источник для постановки задач

Когда задачи дублируются в чате, почте, личных сообщениях и трекере, сотрудники теряются: «Я это уже сделал? Или это новая задача? А где ее искать?». Один источник — это как единая база данных. Все видят, что актуально, а что устарело. Для этого используйте рабочий чат или любой таск-трекер.

Отчет о выполнении задач

Пока задача не отмечена, как выполненная, она висит в воздухе. Сотрудник молчит и думает, что он выполнил задачу, а руководитель гадает: «Можно ли двигаться дальше?».

Введите правило: «выполнил задачу – отписался об этом в чат». Тогда все будут понимать, как идет работа над проектом и кому нужно приступать к работе над следующей задачей. А ошибки и недочеты будут исправляться в разы быстрее.

Пример: дизайнер пишет в чат: «Макет для логотипа готов по этой ссылке: http://готовыймакет. Жду фидбэк».
Теперь все знают: задача завершена, следующий шаг — согласование.

Обратная связь сотрудникам

Не забывайте давать обратную связь для сотрудников по выполненным задачам. Делайте это как можно оперативнее, пока задача свежа в памяти, а не копите до следующего рабочего совещания.

Начинайте с позитива любую обратную связь, даже если задача выполнена плохо. Это поможет настроить сотрудника на диалог и снять защитную реакцию.

Пример: «Здорово, что ты сам предложил идею для проекта» — начало с похвалы.

«Но срок сорван из-за того, что этап согласования начали слишком поздно» — а после разбор того, что сделано не так.

Еще пример: «Круто, что использовал новый шрифт — это выделяет нас» – позитивное начало.

«Но логотип клиента теряется на фоне» – о том, что не так.

«Давай увеличим его на 20% и проверим, как выглядит в мобильной версии?» – предложение решения.

Как изменилось взаимодействие Бориса с командой

Борис теперь занимается выстраиванием стратегии для своего бизнеса. Его команда не мечется между задачами, а движется к четко поставленным целям.

А рабочий чат выглядит так:

Если хотите узнать больше инструментов для постановки задач — ждем в нашем ТГ канале.

Источник