EddyConfa: наш первый опыт или как мы решили провести конференцию по клиентскому сервису

Главный экран на EddyConfa

Всем привет! Меня зовут Константин, я отвечаю за маркетинг в HelpDeskEddy.

Мы хотели просто собрать наших клиентов на что-то вроде бизнес-обеда, но, как говорится, что-то пошло не так, и в итоге всё завертелось покруче!

Предыстория

Мы часто бываем на конференциях по клиентскому сервису, но, честно, обычно они нам всегда казались скучными, какими-то старыми и без искры: устаревший вайб, без огонька. Нет того, что вдохновляет делать поддержку клиентов по-настоящему кайфовой, а не просто “пишите на почту, разберемся”. 

Часто кажется, что организаторам плевать на тему — главное, заработать денег. Билеты на такие ивенты обычно от 20 до 80 тысяч рублей. 

И вот мы решили: а давайте сделаем свою конференцию? Живую, драйвовую, чтобы собрать не только наших клиентов, но и всех, кто хочет вывести сервис на новый уровень. Конечно с бесплатным входом! 

Первые шаги и выбор подрядчиков

Сначала мы связались с одной ивент-компанией, закинули им наши идеи: 

• Клубное пространство — никаких унылых отдельных залов, как на типичных конференциях. 

• Интерактив: стенды наши и партнёрские, где гости собирают “Эддики” (наши фирменные коины) и обменивают их на призы. 

• Стильное оформление, чтобы всё выглядело вау. 

Но когда нам прислали смету — 11 млн рублей! Мы были в шоке. Пытались договориться, но цена не сильно менялась. Не договорились, бывает.

В итоге нашли FeelFree Inc. С первого же разговора они поняли, что нам нужно. Их смета была в разы приятнее — около 6 млн рублей: 700 тысяч за площадку, 2,6 млн за еду и напитки, остальное — декорации, техника, фото/видео, звукорежиссеры и прочее. 

Подготовка

FeelFree предложили несколько площадок. Первая показалась тесноватой — мы боялись, что партнерам не хватит места для стендов. Вторая была просторнее, но в два раза дороже. Вернулись к первой: стендов оказалось всего два, так что всё ок. 

Смета в 6 млн всё ещё многовато, поэтому мы начали урезать. Сначала еда и напитки: изначально выходило 9000 рублей на человека, плюс доп. сборы за сторонний кейтеринг. На эти деньги можно было в ресторан всех сводить и ещё бы осталось! В итоге взяли кейтеринг от площадки, убрав лишние изыски. С 2,6 млн спустились до 700 тысяч. 

Дальше — декорации и продакшен. Хотели ещё поскромнее, но FeelFree настояли не трогать технику: “Нам виднее, что нужно”. Мы согласились. Оставили только фотозону, урезали количество фотографов и видеографов. После всех правок смета стала 4 млн рублей — уже не 11 млн, красота! 

Фотозона на EddyConfa

Были переживание что мы сильно уходим от концепции которую задумали и не получится сделать классно, но после доработки бюджета они заверили: “Сделаем круто, не выходя за рамки, не переживайте!”. Все сомнения тут же улетучились.

Начало работы

С FeelFree мы начали за пять месяцев до ивента. Для первой конференции вопросов было много: зачем, например, дополнительный свет, если на площадке он уже есть? Но ребята всё разжевали, брали на себя кучу организационных задач — это реально выручало.

Мы тоже не расслаблялись. Для нашей конференции мы начали подбирать спикеров, которые зададут нужный вайб. Сначала пригласили клиентов и друзей, разделяющих наш подход к крутому клиентскому сервису. Затем к нам подтянулись их партнеры, что добавило свежих лиц. Это было настоящей удачей — иначе конференция рисковала стать просто рекламной тусовкой! Спикеры из компаний, не связанных с нами, принесли объективные взгляды, сделав программу еще более разнообразной и мощной!

Итак, список спикеров готов: Циан, КСЭ, ВкусВилл, Dodo Brands, Лента Support.Science, Лия и Иван Фирсов — основатель сообщества “Фанат сервиса”.

Состав огонь, можно двигаться дальше!

Время мерча

Мы любим радовать аудиторию мерчем, поэтому худи и футболки были готовы заранее. Но хотелось добавить что-то особенное, чтобы удивить всех! Начали мозговой штурм: от подставок для вина до леденцов на палочке — идей было море. От банальных кружек и шопперов отказались сразу, ведь цель была — сделать вау-эффект.

Изначально думали собрать для каждого гостя уникальный пакет с мерчем. Но после подсчетов получили смету на 600 тыс. рублей. Стало ясно: бюджет нужно оптимизировать. Решили взять несколько видов мерча, но в небольших количествах — по 1-2 позиции на человека. Однако подрядчики объяснили, что из-за минимального тиража на каждую позицию так не выйдет. В итоге остановились на трёх крутых вещах: пледы, панамы и подушки для перелетов — по 50 штук каждой. Итоговая стоимость 165 тыс. рублей. Остальное дополнили мерчем со склада.

Огромное спасибо компании Swift Gift! Из-за наших долгих раздумий сроки горели, но они уложились в рекордные 5 дней и сделали всё на высшем уровне!

Мерч: футболки HelpDeskEddy

Формат выступлений

Мы знали, что на других конференциях часто бывает скучно: спикеры либо пиарят себя, либо компанию, либо просто монотонно бубнят. Был случай, когда один спикер полтора часа рассказывал, какая их компания крутая, и как нам всем это “надо”. Чтобы такого не повторилось, мы поставили четкие правила: каждому спикеру — 25 минут, говорить интересно, полезно и без лишнего самопиара. Мы даже просили некоторых убрать упоминания HelpDeskEddy из презентаций, чтобы всё не выглядело как реклама. И ещё одна фишка: мы не стали приводить все презентации к единому стилю, дали каждому спикеру свободу проявить свою креативность и уникальность.

Задача спикерам ясна, они ушли готовиться, а я взялся за сайт конференции. Поначалу было тяжеловато, но потом втянулся, и сайт был готов на 80%. Может, он не самый крутой в мире, но нам большего и не надо было. Можете оценить сами: https://eddyconfa.ru/

Анонс с интригой

Картинка поста в телеграм канале t.me/HelpDesk_Eddy

Мы не хотели делать банальный анонс типа “Приходите на конференцию”. Решили поиграть с аудиторией. Я выложил пост с розыгрышем нашего мерча, где нужно было расшифровать название EddyConfa и дату — 21.05. Шифр был хитрый: каждая буква и цифра кодировались разными методами, а цифры примерами, без подсказок. Мы думали, что люди будут долго ломать голову, но ошиблись!

Скриншот шифров

Ссылка на пост: https://t.me/HelpDesk_Eddy/115

Комментарии с вариантами ответов полетели моментально. Цифры раскусили быстро, с текстом провозились чуть дольше, но уже через полтора часа правильный ответ был в комментах! Я был в шоке — планировал через пару дней дать подсказки, но победитель уже нашёлся, а название раскрыто. После этого мы выложили обычный пост-анонс и стали ждать первых регистраций с нетерпением.

Кстати, самый большой страх был, что придёт меньше людей, чем мы рассчитывали, а у Ильи — что вообще никого не будет =)

Илья Молий — Директор по продажам

Подготовка материалов

Полдела сделано, пора готовить материалы для конференции: презентации для наших ребят, интро для каждого спикера, фоновое видео для главного и малого экранов, плюс отсмотреть презентации всех спикеров.

Всё шло неплохо: наши презентации почти готовы, спикеры присылали свои материалы, интро для каждого потихоньку делались. С фоновым видео, правда, не заладилось — в итоге остановились на статичных картинках, но они тоже смотрелись достойно.

Во время проверки презентаций выяснилось, что у некоторых спикеров нет опыта выступлений, и на созвонах они заметно нервничали. Один так волновался, что еле договорил свою пробную презентацию. Мы спросили: “Тебе самому понравилось твоё выступление? В плане текста и смысла”. Он честно ответил: “Нет”. Мы посоветовали убрать всю скуку, говорить от себя, а не шаблонами, которые накидали в его компании. Поддержали, попросили переделать. Через неделю он прислал новую версию — и на конференции выступление было на уровне! Никто и не заподозрил, что это дебют. (Кстати, у нас был лайфхак для тех, кто волновался, но это отдельная история.)

День конференции

И вот он, долгожданный день! Мы приехали за 4 часа до начала чтобы проверить все. Подрядчик уже был на месте с 3 часов, готовил площадку.

Мы с Ильёй занялись мерчем для гостей: худи, футболки, панамы, пледы, подушки для самолета.

Мерч для гостей

Панамы разлетелись моментально — ко мне подходили с вопросами, остались ли ещё, но их уже разобрали =) А вот подушки для самолета оказались никому не нужны, ну и ладно, бывает.

К 9 утра подтянулись наши помощники на вход и стенды. За два часа до старта волнение нарастало, но потом резко отпустило — всё, что могли, мы сделали. Как говорится, “первый блин комом”, но мы были готовы ко всему.

Я встречал спикеров, провожал их в гримёрку, где уже ждало “антиволнение” в виде игристого. Гости начали приходить, рассаживаться, и страхи Ильи, что “никто не придёт”, приятно развеялись.

Шоу начинается!

Ведущий вышел на сцену, открыл мероприятие и представил первого спикера. Я с нетерпением ждал, как будут смотреться мои интро вживую. Вот результат:

Ссылка на видео

Так-то вот так-то, сами посудите!

Самый весёлый момент случился позже, когда выступал наш второй спикер, Хасан. Чтобы следующий не волновался, я решил открыть то самое игристое в гримерке. Без задних мыслей вскрываю бутылку — и в полной тишине раздается громкий хлопок! Все услышали, и как минимум улыбнулись. На секунду мне стало неловко, но это был тот живой момент, который добавил атмосферы.

Итоги

Путь к EddyConfa был интересным, местами сложным из-за новизны, но невероятно крутым. Все спикеры сказали, что получилось огонь, особенно разогрев — и для них, и для гостей. Гости тоже были в восторге. Мы показали уровень!

Огромное спасибо ребятам из FeelFree Inc — они сделали даже круче, чем мы могли представить. Мы собрали около 300 регистраций, пришло 200+ человек — ровно столько, на сколько мы и рассчитывали. План выполнен на 100%!

Нам так понравилось, что мы уже думаем про новые мероприятия, чтобы снова превзойти самих себя.

Если вам интересна тема клиентского сервиса, загляните в наш Telegram-канал: https://t.me/HelpDesk_Eddy. Там все материалы с конференции и ссылки на удобные для вас платформы.

Источник